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Ein Laptop, auf dem eine Videokonferenz geöffnet ist, steht auf einem Besprechungstisch.
Geändert am : 14.05.2025 13:30
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Smart Office: Was ist das?

Inhalte:

Das Konzept „Smart Office“ geht mit rasantem, digitalem Fortschritt einher. Während die meisten den Begriff “Smart Home” bereits kennen, sich etwas darunter vorstellen können oder es bereits bei sich zuhause implementiert haben, ist die smarte Nutzung zur Erleichterung des Alltags nun auch speziell in der intelligenten Bürowelt, also im „Smart Office“ angekommen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kehren aus dem Homeoffice wieder ins Bürogebäude zurück und die Anforderungen, um produktiv arbeiten zu können, haben sich am Arbeitsplatz gewandelt. Die Flexibilität in Bezug auf Mensch, Ort und Zeit steht im Vordergrund und ist von allen Seiten durchaus erwünscht. Eine intelligente Vernetzung technischer Systeme im Büro soll den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht erleichtern, Kosten sparen und gleichzeitig die Effizienz von Ressourcen steigern. Welche Funktionen Smart Offices im Detail hergeben sollten und welcher Umsetzungsmaßnahmen es bedarf, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Wie sehen smarte Arbeitsplätze im Bürogebäude aus?

Für die Einrichtung smarter Bürogebäude und Arbeitsplätze implementiert das Unternehmen spezielle Technologien, die das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern und deren Leistung steigern. Außerdem kann sich das Aufrüsten mit smarten Technologien positiv auf die Energieffizienz und somit auch auf die Umwelt auswirken. Durch eine einfache und kabellose Installation der Technik lässt sich so gut wie jedes Bürogebäude mit einer Smart Office Lösung ausstatten oder nachrüsten. So könnte die Steuerung des Büroalltags im Smart Office aussehen:

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Digitale Zugangskontrolle

Gerade im und um die Bürogebäude herum steht alles im Zeichen von Sicherheit. Und so gibt es auch für das Gebäudemanagement und die Sicherheitssysteme smarte Lösungen, die die Sicherheit verbessern und den Alltag erleichtern. So lässt sich die Parkplatzschranke oder der Türzugang digital mit Hilfe von Gesichtserkennung steuern, um unbefugten Personen den Zutritt zu unterbinden. Auch Tiefgaragen, Aufzüge und einzelne Räumlichkeiten lassen sich mit diesem Verfahren steuern. Das hat zudem den Vorteil, dass weniger unterschiedliche Schlüssel benötigt werden.
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Arbeitsplatz-Buchung per App

Beim Desk-Sharing Konzept oder in Coworking Spaces helfen beispielsweise unterschiedliche Apps bei der Buchung von flexiblen Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen. Über angebrachte Sensoren kontrollieren Sie außerdem die Auslastung des Raumes. So hat man die Möglichkeit, sich im Vorhinein für einen Arbeitsplatz nach Wahl, etwa am Fenster oder in einer ruhigeren Ecke, entscheiden zu können.
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Bürogebäude-Navigation

Das Bürogebäude ist unbekannt und es erfordert Zeit, sich in den Räumlichkeiten zurechtzufinden? Um weiterhin Zeit zu sparen kann eine App ausgestattet mit einem GPS-Tracker beispielsweise unternehmensfremde Besucherinnen und Besucher auf dem schnellsten Weg zum gebuchten Meetingraum lotsen. Die intelligente Lösung navigiert mithilfe von standortbezogenen Diensten den kürzesten Weg zur Toilette oder zur Kantine.
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Individualisierbare Raumnutzung

Darüber hinaus ist es im Smart Office möglich, den zuvor gebuchten Arbeitsplatz mithilfe von smarter Technik im Hinblick auf die jeweiligen Bedürfnisse der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters individuell einzustellen. Sensoren erfassen die Lautstärke, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Luftqualität und errechnen den aktuellen Bedarf des Büroraumes. Man selbst hat dann die Möglichkeit, per Knopfdruck in der App oder gegebenenfalls auch mit Sprachsteuerung die Jalousie, Heizung und Lüftung nach dem eigenen Empfinden anzupassen. Eingebaute Licht-Management-Systeme erkennen die Präsenz in Büros und schalten sich automatisch ein oder aus. Das hat den Vorteil, dass sich Strom- und Heizkosten kontrollieren und im besten Fall schnell senken lassen. Auf das allgemeine Wohlbefinden zahlt auch die intelligente Steuerung von höhenverstellbaren Schreibtischen und Bürostühlen ein. Das System merkt sich außerdem die Vorlieben der jeweiligen Person und passt sich beim nächsten Besuch unaufgefordert an.
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Zahlungsabwicklung in der Kantine

Sie möchten sich in der Mittagszeit etwas zu essen in der Kantine kaufen, haben aber kein Bargeld griffbereit? Mit Hilfe einer internen Kostenstelle ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich, Zahlungen per App durchzuführen.
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Förderung der Ergonomie

Für die Realisierung eines gesunden Arbeitsplatzes kann man im Smart Office ein Bewegungstracking für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter integrieren. Durch eine App kann das Steh- und Sitzverhalten dokumentiert und ausgewertet werden. Der Schreibtisch sollte smart und mit der App kompatibel sein. Auf dieser Basis werden die Beschäftigten ans Aufstehen erinnert und zu ausreichend Bewegung angespornt. Es gibt die Möglichkeit, sich auf Basis von Empfehlungen entsprechende Bewegungsziele zu setzen, um die eigene Leistungsfähigkeit zu verbessern.
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Brandschutz

Über die smarten Arbeitsplätze hinaus gibt es auch die Option, die Technik der Bürogebäude für den Alltag smarter zu gestalten. Damit die Mitarbeitenden sich an Ihrem Arbeitsplatz rundum in Sicherheit wiegen können, werden im Bürogebäude intelligente Rauchmelder angebracht. Bei Rauchentwicklung alarmieren Sie automatisch die Feuerwehr, um Gefahrenstellen schneller zu erkennen und einzudämmen. Dem Rettungspersonal wird außerdem ein unkomplizierter Zugang zum Gebäude gewährt.
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Defekterkennung

Einsparungen von zeitintensiven Kontrollgängen bietet die automatisierte Defekterkennung. Eventuell auftretende Mängel werden so frühzeitig erkannt und können dementsprechend schnell behoben werden.
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Smarte Reinigung

Durch die Anbringung von Sensoren wertet das System die Nutzung von Büros, Schreibtischen und Sanitäranlagen aus, sodass das Reinigungspersonal bedarfsorientiert nach einer Prioritätenliste arbeiten kann. So können Reinigungsintervalle und Desinfektionsmaßnahmen gezielt optimiert und tatsächlich genutzte Flächen priorisiert gereinigt werden.

Welche Aufgaben bringt ein Smart Office mit sich?


Die Nutzung eines Smart Offices mag für den ein oder anderen noch ziemlich neu sein. Hohe Implementierungskosten und das Thema Datenschutz löst dabei ein ungutes Gefühl aus. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich als Unternehmen von zertifizierten Dienstleistern individuell beraten zu lassen. Die Anforderungen der Mitarbeitenden sollte immer mit einbezogen werden. Neue Technik sorgt manchmal bei langjährigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für Bedenken und Zurückhaltung. Durch Einweisung in noch unbekannte Systeme kann Unwissenheit und Skepsis vorgebeugt werden. Um alle Nutzerinnen und Nutzer für diese Technik zu begeistern, setzen die Entwickler:innen der Smart Office Lösungen auf intuitive Usability.

Fazit

Ist die anfängliche Skepsis gegenüber der modernen Technik erst einmal aus dem Weg geräumt, überwiegen die Vorteile, die ein Smart Office mit sich bringt. Hoher Komfort, Flexibilität und bessere Arbeitsbedingungen zahlen auf die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Ein hohes Maß an Sicherheit trägt außerdem zu deren Wohlbefinden bei. Weiterhin wird es ihnen einfacher gemacht, verantwortungsbewusst mit verschiedenen Ressourcen umzugehen, um die Umwelt weniger zu belasten. Und zu guter letzt können durch die umgesetzten Maßnahmen effizient Zeit und Kosten eingespart werden. Viele Unternehmen stehen mit ihrer Umsetzung noch am Anfang, doch wir können gespannt sein, was die Zukunft bereithält.

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