Selbstorganisation im Büro: Die besten Tipps

Eine Frau lehnt an einem Schreibtisch und lächelt.

Geändert am : 17.04.2025 14:16

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Selbstorganisation – das magische Wort im Büroalltag. Denn wer kennt das nicht, der Schreibtisch überhäuft von Zetteln, das E-Mail Postfach zum Bersten gefüllt und dabei ist man doch gerade erst im Büro angekommen. Vor allem bei modernen und zukunftsträchtigen Arbeitsmodellen wie Desk Sharing und Coworking ist Selbstorganisation das Maß aller Dinge. Die gute Nachricht: Selbstorganisation kann man lernen. Es gibt sie, die Methoden, die selbst dem chaotischsten Büroalltag eine gewisse Ordnung und Struktur verleihen. Finden Sie heraus, welche Methoden und Tipps sich für Sie lohnen und umsetzen lassen.

Es ist ein ewiger Kreis: Arbeitet man unstrukturiert, kann man seine Zeit nicht effizient nutzen. Nutzt man seine Zeit nicht effizient, stauen sich die Aufgaben und der Arbeitstag ist entweder zu kurz oder muss am Abend unnötig verlängert werden. Stauen sich die Aufgaben und verbringt man zu viel Zeit am Schreibtisch, führt dies zu Stress. Und Stress führt zu unstrukturiertem Arbeiten.

Hier kommen Selbstorganisation und Zeitmanagement ins Spiel. Sie helfen Ihnen dabei, aus der stressigen Arbeitsroutine auszubrechen und Ihren Arbeitstag unter Anwendung einiger weniger Tipps und Tricks strukturiert in die richtigen Bahnen zu lenken. Sie werden sehen, es wird sowohl Ihr Arbeits- als auch Ihr Privatleben grundlegend verbessern.

Zeitersparnis: Sinnvolle Zeiteinteilung, Ordnung und Struktur helfen Ihnen, anfallende Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und somit insgesamt mehr Zeit zur Erledigung diverser Dinge zu haben.
Stressabbau: Schiebt man gewisse Aufgaben immer vor sich her, kann das in Überforderung enden. Der Berg an unerledigten Dingen wird immer größer und Sie setzen sich selbst unter Druck. Durch Selbstorganisation kann man vermeiden, dass es überhaupt soweit kommt.
Erfolgssteigerung: Durch strukturiertes Arbeiten und sinnvolles Zeitmanagement kann an einem Arbeitstag weit mehr erledigt werden als gedacht, und das in einer besseren Qualität. Und das bleibt nicht unbemerkt. Kunden, Vorgesetzte, Kollegen, sie alle werden positiv überrascht und erfreut sein und Sie für das Geschaffte honorieren.

Sich einen Überblick verschaffen und von Unwichtigem trennen

Zuallererst muss man sich einen Überblick über den Status Quo verschaffen. Brauche ich wirklich alles, was ich am Arbeitsplatz herumliegen habe oder kann ich mich von Sachen trennen? Welche Aufgaben muss ich noch erledigen und welche sind bereits getan? Wie kann ich in Zukunft den Überblick behalten?

Weg mit allem, was doppelt vorhanden oder defekt ist. Sind Sie nicht dazu bereit, Sachen gleich wegzugeben, packen Sie sie in eine Kiste mit der Aufschrift „Kann weg, wenn bis -Datum- nicht verwendet.“
Archivieren, was bereits erledigt ist: Lassen Sie bereits erledigte Aufgaben nicht auf Ihrem Arbeitsplatz, um sie „irgendwann“ zu archivieren oder zu beseitigen. Machen Sie es sofort, es wird nicht viel Zeit in Anspruch nehmen und für Ordnung am Schreibtisch sorgen.
Ordnen Sie zu erledigende Aufgaben nach Dringlichkeit: Sie können dabei mit verschiedenen Farben, Beschriftungen oder Nummerierungen arbeiten, je nachdem, was Sie bevorzugen. Finden Sie ein System, dass Sie im Arbeitsalltag ohne großen Aufwand anwenden können.

Den Dingen einen fixen Platz zuordnen

Haben Sie sich erst von all jenen Dingen, die Sie nicht brauchen, getrennt, wird Ihr Arbeitsplatz bereits sehr viel geordneter erscheinen als zuvor. Nun gilt es, sich ein neues System der Anordnung zu überlegen und sich auch konsequent daran zu halten. Geben Sie den Dingen einen fixen Platz, je öfter Sie etwas brauchen, desto besser griffbereit sollten Sie es haben. Beschriften Sie einheitlich und, besonders wichtig, gewöhnen Sie sich daran, die Dinge nach Verwendung wieder an ihren Platz zu retournieren. So wird in Zukunft keine Zeit mit Suchen verschwendet.

Listen schreiben und gut sichtbar platzieren

Notieren Sie sich Aufgaben, Termine und Abgabefristen. Bereits durch den Akt des Schreibens verankert sich die Information besser im Gehirn. To-Do-Listen können Ihren Arbeitsalltag ungemein erleichtern, sorgen sie doch für eine geregelte Abarbeitung von Aufgaben. Chaos und Durcheinander werden somit vermieden. Gesellen sich im Laufe des Tages neue Aufgaben dazu, können Sie anhand der To-Do-Liste eine Reihenfolge aufstellen und kommen so nicht ins Strudeln. Und wenn Sie am Ende des Tages die Liste voller durchgestrichener und abgehakter Aufgaben sehen, werden Sie sich mit einem Gefühl der Befriedigung und Motivation auf den Heimweg machen.

Checklisten wiederum helfen Ihnen dabei, bei immer wiederkehrenden Aufgaben effizient vorzugehen. Oft ist es so, dass man dieselben Arbeitsschritte öfters durchläuft, allerdings nicht zwangsweise jeden Tag, weshalb Einzelheiten vergessen werden können. Bis man gefunden hat, was man sucht, um eine Aufgabe zu erfüllen, die man eigentlich kennt, kann viel Zeit vergehen. Fertigen Sie Checklisten an und platzieren Sie sie gut sichtbar, um sich die einzelnen Arbeitsschritte jederzeit in Erinnerung rufen zu können.

Die Konzentrationsfähigkeit steigern

Leichter gesagt als getan. Das Wichtigste hierbei: Lassen Sie sich nicht ablenken! Egal wie interessant die Geschichte des Kollegen, wie lustig das YouTube-Video oder wie verführerisch eine Kaffeepause ist, führen Sie Ihre Gedanken immer zu Ende und unterbrechen Sie Ihre Aufgabe nur dann, wenn es Sinn macht. Laut Statistik dauert es 11 Minuten, bis man nach einer Unterbrechung wieder zu seinem Ursprungsgedanken zurückfindet, Zeit, die weit effizienter genutzt werden kann und einem sonst am Ende des Tages fehlt.

Tipp: Auch die Ernährung spielt eine wichtige Rolle für die Konzentrationsfähigkeit. Mehr Informationen finden Sie im Artikel zu Essen und Trinken im Büro.

Aufgaben effizient verwalten und unterteilen

Dieser Tipp geht Hand in Hand mit Punkt 3: Schreiben Sie eine Liste mit all Ihren Aufgaben und überlegen Sie, in welcher Reihenfolge Sie diese abarbeiten müssen. Achten Sie dabei vorrangig auf ein effizientes Zeitmanagement und natürlich auf etwaige Deadlines. Handelt es sich nicht um viele kleine, sondern um wenige große Aufgaben, unterteilen Sie diese, um auch innerhalb einer Aufgabe Schritt für Schritt vorzugehen, den Überblick zu behalten und Dinge abhaken zu können.

Zeitpläne erstellen und einhalten

Zeitmanagement und Selbstorganisation komplementieren sich gegenseitig. Für eine erfolgreiche Selbstorganisation müssen Sie lernen, Ihre Zeit richtig einzuteilen und sich an diese Pläne zu halten. Überlegen Sie sich, wie lange Sie für welche Aufgabe brauchen, erstellen Sie einen Zeitplan und (wichtig!) lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, diesen zu verlängern.

Denn feste Zeitpläne bringen wertvolle Struktur in Ihre Arbeitsweise. Setzen Sie sich Fristen, bleiben Sie sich selbst gegenüber standhaft und lernen Sie, sich an Pläne zu halten. Interessanterweise dauert eine Aufgabe meist auch genau so lang, wie man sich dafür Zeit nimmt. Setzt man sich keine Frist, kann sich die Erledigung einer Aufgabe ins Unermessliche ziehen.

Prioritäten und Ziele setzen

Setzen Sie sich Arbeitsziele, die Sie pro Tag, Woche oder Monat erreichen möchten und steigern Sie so Ihre Effizienz und Motivation. Denn nichts motiviert so sehr wie die Erfüllung eines selbst auferlegten Ziels. Überlegen Sie sich eventuell kleine Belohnungen an sich selbst, um die Erfüllung eines Ziels attraktiver zu machen.

Ordnen Sie den Dingen Prioritäten zu. So vermeiden Sie stressvolle Situationen aufgrund von wichtigen unerledigten Aufgaben, die Sie übersehen haben. Machen Sie das zuerst, was am Wichtigsten ist, auch wenn es nicht zwangsweise das ist, was Sie am liebsten machen. Schieben Sie keine Aufgaben vor sich her, denn das wird dazu führen, dass Sie am Ende nicht genügend Zeit haben, die Aufgabe in der gewünschten Qualität zu erledigen.

Delegieren lernen

Sind Sie Teil eines Teams, haben Sie Kollegen, die Sie bei der Arbeit unterstützen können, so nehmen Sie das an. Lernen Sie, Kollegen zu bitten, Sie zu unterstützen. Delegieren Sie Aufgaben, denn Sie können nicht alles allein machen. Überlassen Sie Aufgaben, die nicht in Ihren Bereich fallen jenen, die mehr davon verstehen.

Besprechungen optimal vorbereiten

Wer kennt sie nicht: Die Besprechung, die auch eine E-Mail hätten sein können. Meetings sind unglaublich zeitaufwendig und bei weitem nicht immer notwendig. Überlegen Sie genau, ob tatsächlich eine Besprechung unter Anwesenheit mehrerer Personen notwendig ist, um ein Thema zu klären. Ist das der Fall, setzen Sie allgemeine Regeln fest, um unnötige Zeitverschwendung vorzubeugen. Besonders wichtig:

Bei allen Teilnehmenden auf Pünktlichkeit bestehen
Einen Moderator bestimmen, der die Besprechung leitet
Wortbeiträge zeitlich begrenzen (z.B. mit 90 Sekunden), währenddessen darf der Redner nicht unterbrochen werden
Kommt es zu Präsentationen, finden Sie hier die besten Tipps und Tricks für einen erfolgreichen Vortrag

Durchhaltevermögen beweisen

Selbstmanagement und Zeiteinteilung mögen noch so nützlich sein, ist man bereits eine bestimmte Arbeitsweise gewöhnt, ist es sehr schwierig, aus dieser Gewohnheit auszubrechen und negative Verhaltensweisen sein zu lassen. Deshalb müssen Sie bei der Anwendung der Selbstorganisationsmethoden Durchhaltevermögen beweisen und gelegentlich auftretende Rückschläge locker wegstecken. Sie werden sehen, langfristig werden Sie von den positiven Auswirkungen immens profitieren.

Selbstorganisation klingt gleichermaßen interessant wie anstrengend. Anhand der präsentierten Tipps und Tricks wird es Ihnen gelingen, Ihren Arbeitsalltag nach und nach effizienter zu gestalten und Ihre Zeit besser zu nutzen. Durch kleine und größere Veränderungen schaffen Sie es, Ordnung und Struktur in Ihre Arbeitsweise zu bringen, was sowohl Ihren Stresslevel verringern als auch die Qualität Ihrer Arbeit steigern wird. Und darauf kommt es im Endeffekt an: Qualitativ hochwertiges Arbeiten mit möglichst wenig Zeitdruck und ein stressfreies Privatleben.