Konferenzraum einrichten: worauf zu achten ist

In Meetings kommen unterschiedliche Personen zusammen, um strategisch wichtige Diskussionen zu führen, sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen und im größeren Plenum Entscheidungen zu treffen. Nicht nur, dass jede Besprechung eine gewisse Arbeitszeit beansprucht und das Unternehmen Geld kostet: Der Konferenzraum ist der Platz in Firmen, wo Wichtiges und Zukunftsträchtiges geschieht. Ein perfekt ausgestatteter und optisch ansprechender Konferenzraum ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Schickes Design in Kombination mit einer hohen technischen Funktionalität spielen bei der Einrichtung eine große Rolle, denn sowohl eine Arbeitsatmosphäre zum Wohlfühlen als auch eine multimedialen Rundumversorgung bilden die Grundlage für erfolgreiche Geschäftsgespräche und interne Meetings. Doch häufig wird die Einrichtung dieser Räume dem Zweck und der Relevanz nicht gerecht. Es mangelt an der technischen Ausstattung, die Räume sind meist wenig einladend und die Akustik sowie die Beleuchtung lassen zu wünschen übrig.

Aus diesem Grund sollte die Wahl und Ausstattung des Konferenzraumes wohl überlegt sein. Nicht jeder Raum im Unternehmen kommt für diese Zwecke in Frage. Stellen Sie sich vorab folgende Fragen, um schnell einschätzen zu können, ob sich der ausgewählte Raum als Konferenzraum oder Besprechungsraum eignet:

• Was bietet der Raum bereits?
• Ist der Raum barrierefrei erreichbar?
• Hat der Raum die richtige Größe?
• Sind Steckdosen und Netzwerkanschlüsse vorhanden?
• Stimmt die Beleuchtung?
• Lässt sich der Raum abdunkeln?
• Passt die Akustik? Ist der Raum ruhig gelegen?
• Liegt der Raum in der Nähe der Sanitätsbereiche?

Aus diesen Fragen ergeben sich schnell etwaige Schwachpunkte des Raumes. Können Sie diese Fragen mit einem klaren Ja beantworten, haben Sie den optimalen Konferenzraum für Ihr Unternehmen gefunden und Sie können erste Überlegungen zur Gestaltung anstellen.

Wir geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie Ihre Besprechungsräume gestalten können und gleichzeitig die Konzentrationsfähigkeit unterstützen, die Kreativität fördern und das Arbeitsklima optimieren:

Die 7 wichtigsten Tipps für den idealen Besprechungsraum

Bei der Wahl der notwendigen Elemente für den jeweiligen Meetingraum müssen Sie im Auge behalten, was an dem Ort überhaupt genau passieren soll. Werden hier regelmäßig Videokonferenzen abgehalten? Oder kommt eine große Personenanzahl in dem Raum zusammen? Setzt der Platz besonders viel Privatsphäre voraus, weil hier sensible Themen besprochen werden? Wird der Raum insbesondere für Schulungen und Präsentationen genutzt? All diese Fragen sind natürlich bei der Einrichtung zu berücksichtigen. Wenn Sie sich gerade Gedanken dazu machen wie Sie Ihre Konferenzräume gestalten können, finden Sie im Folgenden jede Menge Inspirationen.

Nicht zu hell, nicht zu dunkel und eine passende Lichtfarbe – das sollte ein guter Besprechungsraum mitbringen. Ansonsten kann es schnell passieren, dass die Augen der Anwesenden schwer werden und die Konzentration flöten geht. Ermüdungserscheinungen sind bei Meetings keine Seltenheit und das liegt oft nicht an den Besprechungsthemen, sondern vielmehr am Licht. Schließlich hat die Beleuchtung einen Einfluss auf den Biorhythmus. Gerade wenn die Besprechungen länger dauern oder es sich um Schulungsräume handelt, sollten Sie keine Abstriche bei der Beleuchtung machen. Im Idealfall verfügt der Raum über Fenster und Jalousien zum Abdunkeln, damit niemand geblendet wird. In kleinen Räumen können Tageslichtlampen natürliche Lichtverhältnisse schaffen. LED-Deckenleuchten und Pendelleuchten eignen sich hervorragend für größere Räume. Sie wollen noch mehr über das perfekte Licht beim Arbeiten wissen? Schauen Sie in unseren Beitrag zum Thema Beleuchtung im Büro.

In Räumen für Meetings darf ein hochwertiger Konferenztisch natürlich nicht fehlen. Er sollte zum Hinsetzen einladen, genügend Sitzplätze bieten, aber den Raum nicht überladen. Die richtige Wahl des Tisches ist das A und O – gerade, wenn Sie hier Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner empfangen. Dafür sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

Die richtige Größe

Die Anschaffung eines passenden Konferenztisches orientiert sich sowohl an der Größe des Raumes als auch an der maximalen Teilnehmerzahl.
Rechteckige oder bootsförmige Tische eignen sich optimal für den Einsatz in langen und schmalen Räumen, während runde und ovale Besprechungstische für kleinere Räume die richtige Wahl sind. Wichtig ist, dass alle Beteiligten während eines Meetings Blickkontakt halten können. Besondere Flexibilität bieten trapezförmige Tische. Die Tischelemente lassen sich je nach Bedarf unterschiedlich anordnen und mit wenigen Handgriffen individuell kombinieren und erweitern. Bedenken Sie immer, dass die Größe des Tisches darüber entscheidet, wie viele Personen an einer Besprechung teilnehmen können. Für jede Person muss genügend Platz zur Verfügung stehen, um Laptop, Unterlagen und Getränke abzustellen.

Das richtige Aussehen

Stilvoll, elegant, klassisch und zeitlos? Ein Konferenztisch kann gut und gerne das gesamte Unternehmen und dessen Corporate Identity repräsentieren. Der Besprechungstisch sollte die Qualität Ihrer Produkte, Ihre Seriosität und den Erfolg des Unternehmens unterstreichen. Denn der Tisch wird in der Regel in der Raummitte platziert und hat damit als Blickfang meist eine repräsentative Funktion. Heißen Sie hier Kundinnen und Kunden willkommen oder führen Sie in dem Raum Verhandlungen mit Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern, sollten Sie auf besonders hochwertiges Mobiliar Wert legen.

Das geeignete Material

Achten Sie beim Kauf eines Konferenztisches auf eine hochwertige Verarbeitung der Materialien aber auch auf eine leichte Pflegbarkeit. Als geeignetes Material bewähren sich Holz und Metall. Dadurch sind Meetingtische nicht nur widerstandsfähig, sondern zusätzlich besonders pflegeleicht. Um mit besonderer Professionalität und Seriosität bei Geschäftspartnern zu punkten, eignen sich Tische mit schlichter Farbgebung. Hochglänzende oder gläserne Oberflächen können die Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen, da Lichtreflexionen blenden können. Außerdem wirkt ein Glastisch schnell unansehnlich, da Fingerabdrücke oder Flecken sofort zu sehen sind.

Was für den Konferenztisch gilt, ist bei den Konferenzstühlen nicht anders: es gibt einiges zu beachten und die Optik ist definitiv nicht alles. So sollten die Vierfußstühle auf jeden Fall eine optimale und bequeme Sitzhaltung gewähren und gesundheitliche Aspekte berücksichtigen.

Die ergonomische Beschaffenheit

Ergonomie ist für jeden Stuhl im Büro eine wichtige Voraussetzung. Dabei sollten Vierfußstühle für Besprechungsräume den Rücken besonders schonen und beim Sitzen angenehm sein. Eine gute Polsterung, ergonomisch geformte Rückenlehne und im Idealfall verstellbar – achten Sie bei der Bestuhlung Ihres Meetingraumes auf diese Eigenschaften. Lesen Sie jetzt noch mehr zum Thema ergonomische Arbeitsplatzgestaltung.

Die passende Optik

Sollten Sie in Ihrem Besprechungsraum immer wieder wichtige Personen empfangen, ist das Design umso ausschlaggebender. Neben der bequemen und ergonomischen Passform sollten Ihre Konferenzstühle also nicht nur dem Rücken, sondern auch dem Auge schmeicheln. Je nach Geschmack kann ein Bezug aus Leder oder hochwertigen Stoffen oder ein Chromgestell einen großen Unterschied machen.

Die Funktionalität

Wenn Ihr Konferenzraum für eine große Personenzahl ausgelegt ist, können Stapelstühle die richtige Wahl sein. Diese sind besonders platzsparend und bestenfalls noch dazu bequem.

Übrigens: Modulare Tischsysteme und Komplettangebote mit Konferenztisch und Stühlen bieten sich als individuelle Lösungen für die perfekte Raumnutzung an. Außerdem passen hier Tisch und Stühle perfekt zusammen.

Bei der Wahl des richtigen Raumes für Konferenzen gilt es besonders auf die Atmosphäre zu achten. Denn nur weil ein Raum im Unternehmen leer steht, heißt das noch lange nicht, dass er sich als Besprechungsraum eignet. Zugegeben, für kurze und weniger heikle Gespräche reicht oft schon ein Stehtisch in der Büroküche oder im Flur aus. Auch kleinere Besprechungsräume ohne Tageslicht können für kurze Meetings genutzt werden. Wenn Sie aber Externe empfangen, längere Besprechungen mit einer großen Personenanzahl abhalten oder in kreative Prozesse einsteigen wollen, sollten Sie den Raum bewusst nach bestimmten Kriterien auswählen. Ausreichend Tageslicht, eine angenehme Größe und Ruhe sind wichtige Faktoren. So schaffen Sie die perfekte Basis für konstruktive Gespräche, mehr Konzentration und eine gute Stimmung.

Ähnlich wie bei den Einrichtungsgegenständen gilt: weniger ist mehr. Im Idealfall lassen Sie sich gleich durch einen Profi beraten, um mit den passenden Farben und Materialien, sowohl beim Boden als auch bei den Wänden, zu einer optimalen Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Stimmen Sie diese auf jeden Fall auch mit Ihren Büromöbeln ab.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Ausstattung eines Konferenzraumes. So hat auch jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitsstile. Finden in Ihrem Unternehmen vermehrt hybride Veranstaltungen statt, so ist es unbedingt notwendig, den Besprechungsraum entsprechend technisch auszustatten. Heutzutage sind Konferenzräume mit jeder Menge Technik und Zubehör ausgestattet, das das vernetzte und optimale Arbeiten erleichtert. Die folgende Ausstattung gehört mittlerweile zum Standard, orientiert sich aber wiederum an dem Zweck, den der Raum erfüllen muss:

Technische Ausstattung für Videokonferenzen

Von der Webcam und Freisprecheinrichtung bis hin zu fest installierten Konferenzsystemen für kleinere und größere Personengruppen bieten sich hier jede Menge Lösungen an.

Digitale Hilfsmittel für Präsentationen

Die Anbringung eines Beamers (zum Beispiel an der Decke angebracht), einer Leinwand oder von Business Monitore darf in keinem Konferenzraum fehlen.
Sonstige klassische Präsentationsmittel wie Whiteboards, Flipcharts und ausreichend Moderationszubehör sollten ebenfalls zur Verfügung stehen.

Strom- und Internetanschluss im Konferenzraum

Die Strom- und Internetversorgung gewährleistet störungsfreies Arbeiten. Bei der technischen Ausstattung und Einrichtung Ihres Konferenzraumes ist eine sichere Verkabelung notwendig. Sofern der Raum nicht über im Boden eingelassene Steckdosen verfügt, können Sie Kabelbrücken oder Kabelschläuche verwenden, um Stolperunfälle zu vermeiden. Lesen Sie hier mehr zum Thema Kabelmanagement.

Überlegen Sie sich für kleinere Räume wie Sie den Platz optimal und zweckgerecht nutzen, ohne bei der Ergonomie Abstriche zu machen. Hier eigenen sich insbesondere runde Tische und leichte Stühle wie Freischwinger oder Hochtische zum Stehen. Lässt das Tageslicht zu wünschen übrig, sollten Sie mit der richtigen Beleuchtung für passende Lichtverhältnisse sorgen. Gehen Sie bei kleinen Räumen im Hinblick auf die technische Ausstattung ebenfalls keine Kompromisse ein.

Fazit: Konferenzraum optimal einrichten? Los geht`s!

Auch wenn sich die Meeting Kultur in Unternehmen stark unterscheidet, nimmt die Anzahl der Besprechungen in fast jeder Firma zu. Damit ist die durchdachte Ausstattung und Einrichtung eines Meetingraumes ein absolutes Must-have – unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Geben Sie dem Thema die entsprechende Priorität und nehmen Sie dadurch Einfluss auf die Ergebnisse, die in Besprechungen zustande kommen. Lesen Sie jetzt weiter, was für den Erfolg von virtuellen Meetings wichtig ist.

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